*Please find Dutch version below
Updated: 27/02/2026
Privacy Policy (ENG)
This Privacy Policy is intended to inform you about the personal data we collect, why we collect it, whether it is shared with third parties, how long it is retained, what rights you have, and how you can exercise those rights.
I. Who are we?
FITLAND BV, trading under the name “Release”, is the data controller responsible for processing your personal data.
Registered office:
Zeevaartstraat 10, 2000 Antwerp, Belgium
Company number (KBO): 0457.105.669
You can contact us via:
- Tel: +32 3 227 15 37
- Address: Oudeleeuwenrui 37, 2000 Antwerp
- Email: hello@release-antwerp.be
We also manage various social media pages for which we act as joint data controllers together with the respective platform owners for certain processing activities:
Meta (Facebook/Instagram):
https://www.facebook.com/legal/controller_addendum
LinkedIn:
https://www.linkedin.com/legal/l/page-joint-controller-addendum
TikTok:
https://www.tiktok.com/legal/page/global/tiktok-analytics-joint-controller-addendum/en
II. What personal data do we process?
We process the following personal data for the named activities:
Membership registration and administration
First and last name, Email address, Mobile and/or landline number, Address (street, number, city, postal code), Date of birth, Membership number, IBAN account number, SWIFT/BIC code, Subscription formula,
Optional, only if applicable: Company details (company name, VAT number, company address), Proof of eligibility for discount (when you have a certain profession such as teacher, police officer or firefighter), Injury-related data voluntarily provided by you in the context of membership suspension
Online account creation/login
Username, Email address, Password, Activities and reservations
Website and social media visits
IP address, Location data, Browser data, Operating system, Duration of visit, Pages visited, Links clicked (via cookies – see cookie policy), Data shared via social media platforms
Online forms (day pass/membership requests)
First and last name, Email address, Phone number, Preferences (fitness, group classes, personal training), Address, Language, Gender, Student status, Previous membership status, Employee referral name
Job applications
Email address, CV, Motivation letter, Any personal data contained therein
Contact requests
First and last name, Email address, Phone number, Any additional data provided by you
Supplier management
First and last name, Email address, Address, Phone number, IBAN account number, SWIFT/BIC code, VAT number
Feedback collection
First and last name, Email address
III. Why do we process your personal data?
We process personal data for the following purposes and legal bases:
Membership and supplier management (including online account management and communication regarding membership) | Legal basis: Performance of a contract
Website and social media management | Legal basis: Legitimate interest
Newsletters and updates | Legal basis: Consent
Job application management | Legal basis: Performance of a contract
Day pass/membership requests management | Legal basis: Performance of a contract
Handling contact requests | Legal basis: Legitimate interest
Surveys | Legal basis: Legitimate interest
In our communication with you, we distinguish between the nature of the communication:
- Membership-related communications (legal basis: performance of the contract): These communications concern matters directly related to your membership, such as contract amendments, price changes, house rules, changes in opening hours, and safety information. In short, information that every member must be informed about in the context of the membership.
- Club-related updates (legal basis: consent): These communications inform you about news and activities within our clubs, primarily sports-related, if you have chosen to receive such updates.
- Updates regarding activities and/or collaborations outside our clubs (legal basis: consent): These communications inform you about selected sport and non-sport related activities or partnerships that take place outside the club environment, if you have chosen to receive such updates.
IV. Do we share your personal data with third parties?
- Where you have provided your prior explicit consent, where applicable;
- Where we are legally required to disclose personal data, for example in the context of (the prevention of) fraud or abuse;
- In the event of a full or partial transfer of our business activities to a third party;
Where we engage third-parties to carry out part of the data processing.
More specifically, your personal data is or may be shared with the following categories of third parties for the purposes indicated below:
- Software providers: membership registration, application management, newsletters, invoicing, surveys
- IT service providers: website, social media and application management
- Hosting providers: hosting services
- Accounting software/accountant: Invoicing
Your data is primarily processed within the European Economic Area (EEA). If personal data is transferred outside the EEA, appropriate safeguards are implemented, such as adequacy decisions or the use of Standard Contractual Clauses approved by the European Commission.
V. How long do we keep your personal data?
Your personal data will not be retained longer than necessary. This means that your data will be deleted from our records in accordance with the retention periods set out below:
Member and supplier data: 10 years after termination of the agreement
Data of unsuccessful job applicants: 5 years after the application was submitted
Contact data: 6 months after the last contact
Email address (for newsletters and updates): Until your consent is withdrawn
Data relating to visits to our website and/or social media: 6 months after your visit
Irrespective of the above retention periods, we will also delete your personal data if you explicitly request us to do so via the contact details provided above, unless we are legally required to retain certain data.
VI. What are your rights?
You have several rights, which you may exercise by contacting us using the contact details provided above.
You have the right to:
- Access the personal data concerning you that we process and, where applicable, request the rectification of inaccurate or incomplete personal data, the deletion of your personal data, or – in certain cases– the restriction of processing or objection to processing.
- The transfer of the personal data you have provided to us, either by providing it to you in a structured, commonly used and machine-readable format, or request that we transmit those data directly to a third-party service provider designated by you.
- Withdraw any previously given consent for the processing of your personal data.
- Lodge a complaint with the supervisory authority, including if you are not satisfied with how we have handled your request or complaint, using the contact details below (or with a supervisory authority of your choice):
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussels
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
- You have the right to object at any time to the processing of your personal data for direct marketing purposes.
VII. How can you exercise your rights?
You can contact us using the contact details listed above.
__
Laatste update: 27/02/2026
Privacy Beleid (NL)
Dit privacy beleid is bedoeld om u in te lichten omtrent de gegevens die we verzamelen, waarom we ze verzamelen, of ze worden gedeeld met derden, hoelang ze worden bewaard, over welke rechten u beschikt en hoe u uw rechten kan uitoefenen.
I. Wie zijn we?
FITLAND BV, met handelsnaam ‘Release’, is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens, met zetel gevestigd te 2000 Antwerpen, Zeevaartstraat 10 met KBO-nummer: 0457.105.669.
U kan ons contacteren via volgende algemene coördinaten:
-
Tel: +32 3 227 15 37
-
Adres: 2000 Antwerpen, Oudeleeuwenrui 37
-
Email: hello@release-antwerp.be
We beheren ook verschillende pagina’s op sociale media waarvoor we in onderstaande gevallen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke zijn, samen met het desbetreffende sociale mediakanaal:
Meta (Facebook/Instagram): https://www.facebook.com/legal/controller_addendum
LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/l/page-joint-controller-addendum
TikTok: https://www.tiktok.com/legal/page/global/tiktok-analytics-joint-controller-addendum/en
II. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Volgende persoonsgegevens worden bij de genoemde acties door ons verwerkt:
Registratie en beheer van leden
Voor- en achternaam, e-mailadres, mobiel en/of vast telefoonnummer, adres (straat, nummer, stad en postcode), geboortedatum, lidnummer, IBAN-rekeningnummer, SWIFT/BIC-code, formule abonnement; Indien van toepassing: ondernemingsgegevens (naam van de onderneming, btw-nummer, adres van de onderneming);
Indien van toepassing (niet vereist): gegevens om na te gaan of een bedrijfskorting van toepassing is (bewijs dat u tewerkgesteld bent bij een bepaalde werkgever, zoals bijv. een leraren-, politie-, brandweerkaart)
Indien van toepassing (niet vereist): gegevens over eventuele blessures indien door u meegedeeld in het kader van opschorting lidmaatschap;
Aanmaak/inloggen online account
Gebruikersnaam, e-mailadres, wachtwoord, activiteiten en reserveringen;
Bezoek aan onze website en/of sociale media
IP-adres, locatiegegevens, browsergegevens, besturingssysteem, duur van uw bezoek, de door u bezochte pagina’s, links waarop u klikt door het gebruik van cookies (raadpleeg hiervoor onze cookie policy), gegevens die gedeeld worden via sociale mediakanaal;
Invullen online formulieren m.o.o. aanvraag van een dagpas/lidmaatschap
Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, voorkeur (fitness, groepslessen, persoonlijke training), adres (straat, nummer, stad en postcode), taal, geslacht, of u student bent, of u reeds lid bent geweest van Release, naam van een medewerker die u kent;
(Spontaan) solliciteren
E-mailadres, CV en motivatiebrief en alle persoonsgegevens hierin opgenomen;
Contactverzoeken
Voor- en achternaam, e-mailadres, mobiel en/of vast nummer en eventuele andere gegevens die u ons overmaakt;
Beheer van leveranciers
Voor- en achternaam, e-mailadres, adres (straat, nummer, stad en postcode), mobiele nummer, telefoonnummer, IBAN-rekeningnummer, SWIFT/BIC-code, BTW-nummer;
Verzamelen en verwerken feedback
Voor-, achternaam en e-mailadres
III. Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?
We verwerken de hogervermelde persoonsgegevens om volgende redenen en op de erbij vermelde wettelijke basis:
Leden- en leveranciersbeheer (inclusief beheer online ledenaccount en communicatie omtrent lidmaatschap) | Uitvoering overeenkomst
Beheer van website en sociale media | Gerechtvaardigd belang
Nieuwsbrieven en -berichten | Toestemming
Beheer van sollicitaties | Uitvoering overeenkomst
Opvolgen van verzoeken voor dagpas/lidmaatschap | Uitvoering overeenkomst
Opvolgen van contactverzoeken | Gerechtvaardigd belang
Enquêtes | Gerechtvaardigd belang
Inzake onze communicatie lichten we graag toe dat we op verschillende manieren met u kunnen communiceren:
- Nieuwsberichten omtrent uw lidmaatschap (rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst): hiermee communiceren we over zaken die met uw lidmaatschap te maken hebben, zoals contractwijzigingen, prijswijzigingen, huisregels, wijzigingen openingsuren en veiligheidsinformatie. Kortom, zaken waarover elk lid ingelicht moet worden.
- Nieuwsberichten aangaande onze clubs (rechtsgrond: toestemming): hiermee brengen we u op de hoogte van (hoofdzakelijk sport gerelateerd) nieuws en activiteiten binnen onze clubs, indien u ervoor opteert om deze berichten te ontvangen.
- Nieuwsberichten aangaande activiteiten en/of samenwerkingen buiten onze clubs (rechtsgrond: toestemming): hiermee houden we u op de hoogte van (sport en niet-sport gerelateerd) nieuws over geselecteerde activiteiten/samenwerkingen die buiten de clubcontext plaatsvinden, indien u ervoor opteert om deze berichten te ontvangen.
IV. Worden uw persoonsgegevens gedeeld met derden?
De wijzen waarop uw persoonsgegevens aan derden doorgegeven kunnen worden, zijn:
- U geeft uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming daartoe, indien van toepassing;
- Er is sprake van een wettelijke verplichting voor ons tot doorgifte van de persoonsgegevens in het kader van bv. (het voorkomen van) fraude en misbruiken;
- In het geval van gehele of gedeeltelijke overdracht van onze bedrijfsactiviteiten aan een derde;
- Wij doen beroep op derden om een deel van de gegevensverwerking uit te kunnen voeren;
Concreet worden uw persoonsgegevens gedeeld of kunnen zij gedeeld worden met volgende categorieën van derden om de daarnaast aangegeven redenen:
- Softwareleveranciers: Registratie en beheer van leden,beheer van softwareapplicaties, nieuwsbrieven, facturatie, enquêtes,IT dienstverleners:
- Beheren van website, sociale media en applicaties
- Hostingleveranciers: hosting
- Accounting software/Accountant : Facturatie
Uw gegevens worden grotendeels binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer wij overgaan tot overzending van persoonsgegevens buiten de EER zorgen wij dat er passende maatregelen ter bescherming genomen worden, zoals adequaatheidsbesluiten of alternatief het gebruik van de Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie.
V. Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard?
Uw persoonlijke gegevens worden niet langer dan noodzakelijk bijgehouden. Dit betekent dat uw gegevens zullen verwijderd worden uit onze bestanden conform onderstaande bewaartermijnen:
- Gegevens van leden en leveranciers: 10 jaar na beëindiging van de overeenkomst
- Gegevens van niet-weerhouden sollicitanten: 5 jaar nadat een sollicitatie werd ingediend
- Contactgegevens : 6 maanden na laatste contact
- E-mailadres (voor nieuwsbrieven en -berichten): Totdat uw toestemming wordt ingetrokken
- Gegevens m.b.t. bezoek aan onze website/sociale media : 6 maanden na uw bezoek aan onze website
Onafhankelijk van deze periode waarin wij uw persoonsgegevens bewaren, verwijderen wij eveneens uw persoonsgegevens indien u ons daar expliciet om verzoekt via hogerstaande contactgegevens, tenzij er redenen zijn voor ons om zo’n verzoek af te wijzen.
VI. Welke rechten heeft u?
U heeft verschillende rechten, die u kan uitoefenen door contact met ons op te nemen via de hogerstaande contactgegevens.
- Inzage van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die door ons verwerkt worden, desgevallend het laten verbeteren van onjuiste/onvolledige persoonsgegevens of het laten verwijderen van persoonsgegevens, alsook – in bepaalde gevallen – het laten beperken van de verwerking van uw persoonsgegevens of het zich verzetten ertegen.
- De overdracht van uw persoonsgegevens, die u ons verstrekt heeft, ofwel via het u verstrekken ervan in een leesbare vorm, dan wel de rechtstreekse overzending ervan door ons aan de door u aangeduide derde dienstverlener.
- Het intrekken van een eerder gegeven toestemming tot verwerking van persoonsgegevens.
- Het indienen van een klacht bij de toezichthoudende overheid, onder meer indien u niet tevreden zou zijn over de behandeling van uw vraag of klacht door ons, via volgende gegevens (of bij een autoriteit naar uw keuze):
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
- Het u verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.
VII. Hoe kan u uw rechten uitoefenen?
U kan ons contacteren via hogerstaande contactgegevens.